Is het TrainTool-programma klaar om te gebruiken, dan kunnen de deelnemers worden toegevoegd en worden uitgenodigd.
Dit kan op twee manieren.
A. Deelnemers schrijven zichzelf in via een openbare link (zie deze pagina).
B. Je schrijft de deelnemers zelf in. Dat gaat als volgt.
Let op: Wanneer je deelnemers wilt kunnen filteren op rapportagegroep of klas, is het belangrijk om eerst aan één van onze supportmedewerkers te vragen om de rapportagegroepen of klassen toe te voegen aan jouw account. Vervolgens kunnen deelnemers bij het inschrijven direct worden gekoppeld aan de juiste groep.
1. Tabblad Deelnemers
In het tabblad Deelnemers vind je een lijst met alle actieve deelnemers in het programma. Nadat de deelnemers zijn toegevoegd, zullen zij in de lijst verschijnen.
2. Deelnemers toevoegen
Klik rechtsboven op Deelnemers toevoegen. In dit scherm kun je deelnemers toevoegen met hun e-mailadres. Je kunt meerdere deelnemers tegelijk toevoegen door e-mailadressen te scheiden door komma's of enters.
Je kunt ook een grote groep deelnemers inschrijven en deze direct aan een coach koppelen. Maak hiervoor in Excel een document met de volgende kolommen:
emailadres deelnemer | voornaam | achternaam | emailadres coach
Kopieer alle kolommen en en plak deze in het veld.
Kies vervolgens de juiste rapportagegroep en de gewenste taal. De TrainTool-omgeving en de e-mails zullen aan de deelnemer worden getoond in de geselecteerde taal.
Staat alles goed? Klik onderaan op Toevoegen. De deelnemers worden dan aan het programma toegevoegd. Als je een grote groep hebt toegevoegd, kan het soms even duren. Je kunt ondertussen gewoon verder werken.
Let op: Deelnemers krijgen nog geen uitnodigingsmail. Deze wordt pas verstuurd als de deelnemers gestart worden.
3. Deelnemers starten
Selecteer de deelnemers die je wil starten en klik op Start deelnemers. In de pop-up, kun je kiezen wanneer je de deelnemer laat starten:
- direct
- op een willekeurige datum (in de toekomst of het verleden)
- gelijk met een groep die al eerder is gestart.
Klik als alles goed staat op Start deelnemers.
Deelnemers ontvangen een uitnodiging om met het programma te starten op de ingestelde startdatum. Indien je deelnemers in het verleden hebt laten starten, ontvangen ze direct de uitnodiging.
In dit artikel zie je welke stappen de deelnemer doorloopt na de uitnodiging.