Feedback geven: Gouden regels

Richtlijnen voor Coaching

In deze handleiding vind je 9 gouden tips voor het succesvol coachen van jouw deelnemers. Dit artikel is een uitbreiding op de One pager over coaching, die je kan vinden in de bijlage.

1: Neem de verantwoordelijkheid

Besef dat je rol belangrijk is, zonder een leider is er geen beweging.

De eerste stap
Neem de verantwoordelijkheid om iedereen te helpen met het nemen van de eerste stap. Als er bijvoorbeeld een live trainingsdag of kick-off moment is, zorg er dan voor dat iedereen minstens één oefening heeft afgerond voor of tijdens dit moment. Zo is de eerste barrière weggenomen. Leg de verantwoordelijkheid daarna bij de deelnemers door hen te helpen realiseren dat zij zelf eigenaarschap over hun training moeten nemen en dat ze alle opdrachten op tijd moeten afronden.

Oplossen van technische problemen
Technische problemen kunnen makkelijk opgelost worden en zouden niet mogen worden gebruikt als excuus dat er iets niet af is gemaakt. Verwijs de deelnemers door naar de live chat, support@traintool.com en +31 (0)30-8906555 als ze technische problemen ondervinden.

2: Begrijp waar het programma over gaat

Doe het programma eerst zelf, zodat je weet wat de deelnemer doormaakt. Op deze manier zal je je bewust zijn van:

Het einddoel van het programma
Het einddoel van een programma kan bijvoorbeeld zijn: de klanttevredenheid verhogen of de verkoop van een bepaald product stimuleren. Houd het einddoel in gedachten, dit zal je helpen om constructieve en gerichte feedback te geven.

Het doel van een oefening
Een oefening is altijd gericht op een competentie, bijvoorbeeld 'empatisch communiceren'. Zorg dat je feedback gaat over deze competentie.

3: Vul alle beoordelingscriteria in

Let erop dat je bij het behandelen van verzoeken altijd alle beoordelingscriteria invult. Deze beoordelingscriteria helpen je bij het geven van feedback. Je weet hierdoor precies waar je op moet letten, daarnaast kan je in je geschreven feedback ook terugkomen op de beoordelingscriteria. Zo vul je de beoordeling mooi aan met persoonlijke feedback.

4: Geef op tijd feedback

Zorg dat je je feedback op tijd geeft. Probeer een reactie te geven binnen 2 werkdagen.

Waarom is dit belangrijk? Je feedback zal het meest effectief zijn als het leerdoel nog relevant is voor de deelnemers en als het nog vers in hun geheugen ligt. Je wilt ook niet dat een deelnemer doorgaat in een programma zonder dat te weten hoe de vorige opdrachten zijn beoordeeld. Het leereffect wordt groter als een deelnemer in staat is om de feedback die je hebt gegeven toe te passen in de volgende oefeningen.

5: Persoonlijke feedback

Maak de feedback persoonlijk: benoem concreet gedrag (vergeet non-verbale communicatie niet) en geef specifieke tips die op deze deelnemer van toepassing zijn. Maak ook je profiel persoonlijk door een foto toe te voegen en je voornaam te gebruiken. Spreek deelnemers ook aan bij hun voornaam, zeker in het begin. Dit zorgt voor vertrouwen en een ontspannen gevoel.

Het is ook belangrijk dat je feedback in lijn is met eerder gegeven feedback. Als je een deelnemer vaker beoordeelt, neem dan de tijd om eerdere feedback door te lezen en noem waar je verbeteringen ziet in vergelijking met vorige opdrachten. Dit zal de deelnemer het gevoel geven dat hij of zij iets bereikt heeft, en dat hun voortgang serieus genomen wordt.

6: Motiveer je deelnemers met complimenten

Begin je feedback met een compliment. Elke deelnemer doet altijd iets goed (zelfs als iemand niet goed scoort op de beoordelingscriteria) en een positieve insteek draagt bij aan de motivatie van de deelnemer. Je zorgt voor een positief gevoel wat de deelnemer ook weer stimuleert om verder te trainen. Kleine succeservaringen zorgen voor vertrouwen, vandaar dat het benoemen van positief gedrag een goede invloed heeft op de leercurve van jouw deelnemers.

7: Wees constructief en duidelijk

Constructief
Zorg bij het geven van tips dat je toon opbouwend is. Creëer een veilige en niet-aanvallende sfeer. Horen wat je fout hebt gedaan helpt je niet genoeg om het volgende keer beter te doen. Maar weten wat het gewenste gedrag is wel! Daarom is het goed om veel voorbeelden te geven van wat je dan graag wel had willen zien in de reactie van de deelnemer. Probeer het gebruik van negatieve woorden zoals ‘slecht’ en ‘nooit’ zoveel mogelijk te beperken.

Duidelijk en concreet
Of het nou om het noemen van positieve punten of om het geven van suggesties gaat, het is erg belangrijk dat je het specifieke gedrag benoemt waarop je feedback geeft. Bijvoorbeeld, als je iemand advies geeft over zijn of haar sociale vaardigheden, is het niet erg behulpzaam als je zegt dat iemand ‘niet erg vriendelijk’ is. De deelnemer zal dan niet automatisch weten wat hij of zij moet doen om vriendelijker te worden. Daarom is het belangrijk dat je het geobserveerde gedrag benoemt, en een concreet voorbeeld geeft hoe dit te verbeteren valt, op zo’n manier dat het in lijn is met het doel van de feedback.

Je kan dit doen door jezelf af te vragen waarom je het gevoel hebt dat diegene niet vriendelijk is. Wat doet die persoon waardoor jij een onprettig gevoel krijgt? Als je daar antwoord op kan geven weet je welk gedrag dit veroorzaakt en dat kan de deelnemer veranderen (bijvoorbeeld: een positievere toon gebruiken).

8: Blijf bij het onderwerp

Misschien dat je vindt dat meerdere aspecten van het antwoord van een deelnemer verbeterd kunnen worden, en wellicht voel je je geneigd om al deze aspecten in je feedback te benoemen. Bedenk dan dat het voor een deelnemer moeilijk is om te focussen op het grootste of belangrijkste leerpunt als je feedback geeft op te veel dingen tegelijk. Limiteer je feedback tot het doel van de specifieke opdracht en ga niet in op bijzaken.

Tip: het kan nuttig zijn om je geheugen op te frissen door het programma op een later moment nog eens door te kijken. Je zal altijd toegang hebben tot het volledige programma, klik daarvoor op 'Deelnemersvoortgang' in de menubalk en klik dan op 'Programma inzien'.